Pomyłki zdarzają się w każdej firmie . Dotyczą one także wystawiania faktur . Pośpiech może sprawić , że złą wstawimy kwotę albo pomylimy się przy wypełnianiu rubryki kwoty podatku . Są elementy , które obowiązkowo musi korekta faktury zawierać .
Musi być przede wszystkim zaznaczone , że nie jest to faktura podstawowa , a jej korekta . Obowiązkiem osoby wystawiającej fakturę jest zaznaczanie tego faktu . Trzeba napisać na niej wyraz „korekta” albo „faktura korygująca” .
Jeżeli niezbędna jest korekta faktury w przypadku pomyłek na fakturze , należy na fakturze korygującej umieścić numer faktury i datę wystawienia . Niezbędne są dane identyfikacyjne nabywcy i sprzedawcy , i dane zawarte w fakturze , która wymaga korekty . Konieczne jest także podanie kwot wystawionych pomyłkowo i prawidłowych .
Jeśli chcemy mieć pewność , że korekta faktury zawiera wszystkie potrzebne dane , możemy skorzystać z programu do wystawiania faktur . Wiele programów , które pozwalają wystawiać faktury , daje możliwość sporządzenia korekty .

Polskie przepisy podatkowe dokładnie precyzują różnice pomiędzy tymi dokumentami , oraz to w jakich konkretnie przypadkach faktura korygująca druk oraz nota korygująca mogą zostać wystawione . Ponadto jest ściśle określone w przepisach , której ze stron transakcji przysługuje prawo do wystawiania takowych dokumentów . Tak więc faktura korygująca druk wystawiana jest tylko i wyłącznie przez sprzedawcę , podczas gdy nota korygująca wystawiona może być przez odbiorcę towarów . Nota korygująca wystawiana jest w przypadku wykrycia drobnych błędów dotyczących na przykład nazwy czy też innych danych nabywcy zawartych w fakturze . W przypadku stwierdzenia poważniejszych nieprawidłowości powinna zostać wystawiona faktura korygująca druk . Przez poważniejsze nieprawidłowości rozumie się na przykład błędy związane z ilością dostarczonych towarów , a ich liczbą ujętą na fakturze , czy też podobne nieprawidłowości związane chociażby z wartością sprzedawanych wyrobów .

Faktura vat druk zawierać powinna przede wszystkim informacje pozwalające na ustalenie stron transakcji . W szczególnych , określanych przez przepisy wyjątkowych przypadkach faktura vat druk nie musi zawierać dokładnych danych odbiorcy . Jednak o tym napiszę szerzej innym razem , teraz skupić wolałbym się na tym jakie dane dotyczące odbiorcy oraz oczywiście także i sprzedawcy zawierać powinna faktura vat druk . Będą to wszelkiego rodzaju dane dotyczące samej firmy czyli jej nazwa oraz dokładny adres siedziby . Niekiedy też zawiera się dane dotyczące osób , które dane instytucje reprezentują . Dodatkowo konieczne jest umieszczenie numerów identyfikacji podatkowej zarówno sprzedawcy jak i oczywiście nabywcy . W przypadku gdy faktura wystawiana jest w związku z zakupem paliwa , bez różnicy czy będzie to benzyna czy też gaz , dodatkowo umieszcza się także na dokumencie numer rejestracyjny pojazdu . Oczywiście chodzi tutaj o sytuację gdy paliwo zakupywane jest na stacji benzenowej w celu zatankowania .

Wyróżnić można kilka sposobów postępowania oraz księgowania jeśli chodzi o reklamacje . Wszystko zależy od tego kiedy i przez kogo dana reklamacja została zgłoszona . Istotny jest także fakt czy dana reklamacja została uznana przez sprzedawcę czy też nie . W skrajnych wypadkach , na podstawie wystawionej faktury odbiorca może dochodzić odszkodowania przed sądem . Zobaczmy zatem jak postąpić należy w jednym z prostszych przypadków , czyli gdy reklamacja zgłaszana jest jeszcze przed zapłatą faktury . Oczywiście zależy jeszcze czy reklamacja dotyczy całości dostawy czy tez jej części . Jeśli części to te towary co do których odbiorca nie ma żadnych zastrzeżeń przyjmowane są po prostu do magazynu . Część , która jest reklamowana może podlegać natychmiastowemu zwrotowi lub też być do czasu zabrania towaru przez dostawcę przechowywana w oddzielnym magazynie , lub w inny sposób powodujący jej oddzielenie . Praktycznie zawsze w takim wypadku zachodzi konieczność wystawienia faktury korygującej .

Jednym z najbardziej znanych programów do fakturowania jest symfonia 2011. Jest to najnowsze dostępna wersja tego oprogramowania. Program do wystawiania faktur umożliwia szybkie i sprawne tworzenie faktur, ponadto pozwala na zastosowanie różnego rodzaju list klientów. Przeważnie program do wystawiania faktur umożliwia zapisanie danych dotyczących przedsiębiorstw, którym produkty są sprzedawane, jednak w wypadku symfonii 2011 możliwe jest utworzenie grup klientów dla których przedsiębiorstwo prowadzić może oddzielną politykę rabatową. Oznacza to, że program do wystawiania faktur umożliwia przygotowanie kilku różnych rabatów dla określonych klientów. Nie trzeba zatem za każdym razem, gdy wystawia się fakturę pamiętać o konieczności zamieszczenia odpowiednich informacji o danych rabatach. Kolejnym atutem programu jest możliwość jego współpracy z drukarkami fiskalnymi. Pozwoli to na usprawnienie tworzenia różnego rodzaju rachunków raz paragonów.

W sytuacji gdy zachodzi konieczność wystawienia korygującej faktury program do fakturowania powinien w sposób wydatny wspomagać proces jej wystawienia , to znaczy z bazy danych programu zaczytane powinny zostać wszelkie niezbędne dane , potrzebne do utworzenia nowej faktury . W ten sposób program do fakturowania pozwoli na znacznie szybsze skonstruowanie nowego dokumentu , a co najważniejsze pozwoli to na uniknięcie potencjalnych błędów znacznie zmniejszając ryzyko ich wystąpienia . Użytkownik wprowadzić powinien w takim przypadku jedynie poprawki , oraz zaznaczyć z jakiego powodu dokonana została korekta . program do fakturowania może podpowiadać kilka typowych powodów korekty , pozwalając na wpisanie gotowych formułek , świadczących o tym , że korektę przeprowadzono w wyniku zgłoszenia przez nabywcę reklamacji lub też w sytuacji realizacji rabatu udzielanego niekiedy przy tego rodzaju transakcjach . To czy dokumenty będą drukowane czy nie zależy jeszcze od wymagań obu stron transakcji . Program powinien oczywiście udostępniać tego rodzaju funkcjonalność .

Po zebraniu wymagań jakie program do faktur powinien spełniać należy zastanowić się nad wyborem odpowiedniej technologii w jakich takowa aplikacja zostanie utworzona . W przypadku gdy ma być to program do faktur działający na jednym komputerze proces jego tworzenia będzie zupełnie inny niż w przypadku gdy będzie to program działający w sposób rozproszony , to znaczy w sieci lokalnej danego przedsiębiorstwa lub nawet z wykorzystaniem ogólnoświatowej sieci Internet . Warto także zastanowić się nad odpowiednim skonstruowaniem bazy danych , którą program do faktur powinien raczej posiadać . Oczywiście inaczej wyglądać będzie baza danych jeśli przechowywane będą tylko i wyłącznie informacje tekstowe , inaczej będzie też wyglądała jeśli oprócz informacji tekstowych zajdzie konieczność przechowywania dokumentów na przykład w formacie pdf . Może okazać się to potrzebne , gdyż w takowym formacie bardzo wygodnie jest przeglądać całą zgromadzoną dokumentacje , zwłaszcza , że niekiedy faktury wystawiana będą tylko jako dokumenty elektroniczne .

Faktura proforma jako taka nie jest ujęta w polskich przepisach , dlatego też jako taka nie ma żadnego ściśle określonego druku czy wzoru , jednak zwyczajowo przyjmuje się , że faktura proforma powinna posiadać dokładnie takie same elementy jak faktura VAT , to znaczy . Po pierwsze nazwę dokumentu , czyli w tym przypadku faktura proforma oraz jego numer . Następnie jak w przypadku każdej zwykłej faktury także i tutaj znaleźć powinny się informacje odnośnie uczestników danej transakcji , czyli sprzedawcy oraz nabywcy . Ujmowane są takie dane jak nazwa firmy , ewentualnie imię i nazwisko jeśli nabywcą lub sprzedawcą jest osoba fizyczna . Nie może zabraknąć oczywiście takich danych jak adres siedziby czy też zamieszkania . Następnie wypisywane są dobra , które będą przedmiotem transakcji . Ich ilość oraz wartość . Oblicza się także kwotę podatku VAT . Po dokonaniu tych obliczeń na dokumencie pojawić powinna się data płatności oraz forma w jakiej zapłata powinna zostać dokonana . Może być to zapłata gotówką , lub znacznie bardziej popularny przelew bankowy .

Faktura korygująca wystawiona może zostać w różnego rodzaju przypadkach . Bardzo często po prostu korekty wymagają dane zawarte w fakturze . W przypadku stwierdzenia błędów dotyczących zawartych w dokumencie kwot czy też ilości nabytych towarów wystawiana jest faktura korygująca . Jest to w zasadzie jeden z najczęstszych przypadków , jednak nie jest to jedyna sytuacja , w której tego typu faktury są wystawiane . W przypadku gdy sprzedawca udzieli nabywcy rabatu , także wystawiona może zostać faktura korygująca . W przypadku pojawienia się reklamacji i związanego z tym zwrotu towaru przez nabywcę także może zajść konieczność wystawienia tego typu korygującego dokumentu . W przypadku gdy za towary pobierana jest zaliczka także może zajść konieczność skorygowania danych zawartych w fakturze , w przypadku gdy rzeczona zaliczka zostanie zwrócona . Jak widać zatem korekta nie jest potrzebna tylko i wyłącznie w sytuacji gdy w dokumentach pojawią się różnego rodzaju błędy .

Nie tak dawno jeszcze każda faktura opatrzona musiał być odręcznym podpisem oraz pieczątką . Ich brak decydować mógł o tym , iż faktura była nie ważna lub nie mogła być uznana za dokument potwierdzający dokonanie określonej transakcji . Obecnie jednak sprawy wyglądają nieco inaczej . Wprowadzone zmiany w przepisach dotyczących rachunkowości oraz przepisach podatkowych pozwalają na to aby faktura mogła być nie podpisana . Zmiany te wprowadzone zostały około pięciu lat temu , jednak pytanie o obowiązkowy podpis na fakturze pojawia się dość często . Wynikać może to z niedużej znajomości przepisów podatkowych wśród przedsiębiorców , gdyż to najczęściej oni są wystawcami faktur . Jednakże nic nie stoi na przeszkodzie aby takowy opis umieścić na fakturze . Jeśli dokument jest podpisywany to przeważnie podpis umieszcza się na samym dole dokumentu . Najczęściej poniżej informacji dotyczących formy oraz terminu płatności , których oczywiście na fakturze zabraknąć nie może .