Profesjonalne biura rachunkowe to placówki, które zajmują się szeroko pojętym doradztwem rachunkowo- finansowym. W jego ramach jednostki te mogą świadczyć szereg różnorodnych usług. Najbardziej znane z nich to oczywiście usługi z zakresu prowadzenia księgowości na zlecenie danego przedsiębiorstwa. Biuro rachunkowe, za odpowiednią odpłatnością, zgodzi się poprowadzić dla przedsiębiorcy zarówno jego księgi rachunkowe, jak też całą konieczną ewidencję. Zajmie się również sporządzaniem stosownych deklaracji dla różnych jednostek, które kontrolują pracę przedsiębiorcy.

To zaledwie część obowiązków takiego biura. Przedsiębiorca nie musi korzystać z pomocy w każdym z tych zakresów. Może jedynie korzystać z biura w ramach porad w razie jakichkolwiek księgowych wątpliwości. Tak naprawdę pomoc biura każdorazowo jest indywidualną kwestią danego przedsiębiorcy. Jeśli dla jednego z nich za pomoc wystarczy porada odnośnie tego, co wpisać w formularzu faktury, którą musi wystawiać, to należy się cieszyć, że tak dobrze radzi on sobie z wykonywaniem swoich obowiązków. Ale jeśli ktoś inny musi do biura zlecić całą księgowość, także należy cieszyć się tym, że w ogóle ma możliwość uzyskania pomocy w tym zakresie.

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, ma obowiązek potwierdzenia transakcji, których dokonał. Musi to zrobić poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu sprzedaży. Jeśli osoba, która prowadzi działalność, jest podatnikiem VAT- musi wystawić fakturę. Jeśli natomiast dana osoba nie jest VAT’ owcem- może wystawić rachunek za sprzedane dobro czy wykonaną usługę.

Oba dokumenty wyglądają dość podobnie. Na rachunku jednak nie znajdziemy należnych kwot podatku ani jego stawek. Rachunek wystawiamy każdorazowo na życzenie odbiorcy. Zwykle wystawia się go nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia dokonania sprzedaży lub wykonania usługi.

Podobnie wygląda kwestia wystawienia faktury. Również nie powinno wystawiać się jej później niż siódmego dnia, który upłynie od momentu wykonania usługi lub wydania danego towaru.

Myślę, że po tym krótkim wyjaśnieniu te dwa dokumenty przestaną się już wam mylić i będziecie w stanie bez problemu je od siebie odróżnić. Różnicą, która widoczna jest na pierwszy rzut oka jest jeszcze to, że na rachunku powinien znaleźć się czytelny podpis osoby, która go wystawiła. Natomiast na fakturze taki podpis widnieć nie musi.

Faktura w urzędzie traktowana jest w specyficzny sposób. Musi przejść odpowiednią procedurę, która określa jakie czynności i stanowiska w urzędzie są odpowiedzialne za jej realizację.

Każda faktura wpływa na dziennik podawczy do sekretariatu urzędu. Tam zostaje wpisana do rejestru. Później trafia ona na biurko Burmistrza, a on dokonuje na niej tzw. akredytacji. Akredytacja to inaczej mówiąc skierowanie dokumentu do jednostki, która jest merytorycznie odpowiedzialna za realizację danego zadania.

Fakturę trzeba opisać. Dokonuje tego jednostka, do której faktura została skierowana. Dalej dokument kierowany jest do Skarbnika Miasta, który potwierdza, czy w budżecie znajdują się pieniądze na pokrycie wskazanego na fakturze zadania. Po uzyskaniu akceptacji faktura zostaje skierowana do Referatu Finansowego, który ma się zająć jej realizacją (wypłatą) oraz który ponownie wpisuje ją w rejestr oraz dokonuje odpowiednich formalności związanych z jej wykonaniem i odpowiednim wpisaniem w rozrachunki z kontrahentami.

Cały proces wygląda dość skomplikowanie, lecz naprawdę jego realizacja trwa dosłownie chwilę. Pod warunkiem, że w danym urzędzie nie zostawia się nic na później.