Faktura w urzędzie traktowana jest w specyficzny sposób. Musi przejść odpowiednią procedurę, która określa jakie czynności i stanowiska w urzędzie są odpowiedzialne za jej realizację.

Każda faktura wpływa na dziennik podawczy do sekretariatu urzędu. Tam zostaje wpisana do rejestru. Później trafia ona na biurko Burmistrza, a on dokonuje na niej tzw. akredytacji. Akredytacja to inaczej mówiąc skierowanie dokumentu do jednostki, która jest merytorycznie odpowiedzialna za realizację danego zadania.

Fakturę trzeba opisać. Dokonuje tego jednostka, do której faktura została skierowana. Dalej dokument kierowany jest do Skarbnika Miasta, który potwierdza, czy w budżecie znajdują się pieniądze na pokrycie wskazanego na fakturze zadania. Po uzyskaniu akceptacji faktura zostaje skierowana do Referatu Finansowego, który ma się zająć jej realizacją (wypłatą) oraz który ponownie wpisuje ją w rejestr oraz dokonuje odpowiednich formalności związanych z jej wykonaniem i odpowiednim wpisaniem w rozrachunki z kontrahentami.

Cały proces wygląda dość skomplikowanie, lecz naprawdę jego realizacja trwa dosłownie chwilę. Pod warunkiem, że w danym urzędzie nie zostawia się nic na później.