Faktura w urzędzie traktowana jest w specyficzny sposób. Musi przejść odpowiednią procedurę, która określa jakie czynności i stanowiska w urzędzie są odpowiedzialne za jej realizację.

Każda faktura wpływa na dziennik podawczy do sekretariatu urzędu. Tam zostaje wpisana do rejestru. Później trafia ona na biurko Burmistrza, a on dokonuje na niej tzw. akredytacji. Akredytacja to inaczej mówiąc skierowanie dokumentu do jednostki, która jest merytorycznie odpowiedzialna za realizację danego zadania.

Fakturę trzeba opisać. Dokonuje tego jednostka, do której faktura została skierowana. Dalej dokument kierowany jest do Skarbnika Miasta, który potwierdza, czy w budżecie znajdują się pieniądze na pokrycie wskazanego na fakturze zadania. Po uzyskaniu akceptacji faktura zostaje skierowana do Referatu Finansowego, który ma się zająć jej realizacją (wypłatą) oraz który ponownie wpisuje ją w rejestr oraz dokonuje odpowiednich formalności związanych z jej wykonaniem i odpowiednim wpisaniem w rozrachunki z kontrahentami.

Cały proces wygląda dość skomplikowanie, lecz naprawdę jego realizacja trwa dosłownie chwilę. Pod warunkiem, że w danym urzędzie nie zostawia się nic na później.

Zdarza mi się ostatnio dość często odwiedzać sekretariat mojego rodzinnego urzędu miasta i bywam niekiedy świadkiem dość zabawnych sytuacji. Dla wyjaśnienia: Urząd to trzypiętrowy budynek, w którym dawniej znajdowała się bardzo znana firma. Może nie uwierzycie w to, ale jeszcze po 10 latach od wprowadzenia się do tego budynku zdarzają się interesanci, którzy przekonani są, iż nadal tamta firma tam funkcjonuje. Nie zauważają ogromnego napisu Urząd Miasta, nie rozpoznają mijanych po drodze urzędników, po czym wchodzą na sekretariat i chcą zamówić na przykład wózki widłowe. Wierzcie mi, że czasami bardzo śmiesznie to wszystko wygląda.

Nie lepiej jest jednak z tymi, którzy wiedzą, że przyszli do urzędu. Nie wiedzą jednak po co i do kogo. Błąkają się oni po korytarzach, wystoją się w kolejkach lub wypytują każdego o drogę. Może gdyby nie było olbrzymiej tablicy informacyjnej, zamieszczonej zaraz przy wejściu do urzędu, nie byłoby to takie frustrujące. Lecz wierzcie mi Państwo, paru takich interesantów dziennie i człowiek traci wiarę w ludzi.

Zrozumcie nas- urzędników. To co dla Was jest obowiązkiem- dla nas jest pracą. My staramy się do niej przygotowywać i podchodzić w jak najbardziej profesjonalny sposób- Wy też dajcie coś z siebie i nie traćcie naszego czasu, jeśli go nie potrzebujecie.