Faktura w urzędzie traktowana jest w specyficzny sposób. Musi przejść odpowiednią procedurę, która określa jakie czynności i stanowiska w urzędzie są odpowiedzialne za jej realizację.

Każda faktura wpływa na dziennik podawczy do sekretariatu urzędu. Tam zostaje wpisana do rejestru. Później trafia ona na biurko Burmistrza, a on dokonuje na niej tzw. akredytacji. Akredytacja to inaczej mówiąc skierowanie dokumentu do jednostki, która jest merytorycznie odpowiedzialna za realizację danego zadania.

Fakturę trzeba opisać. Dokonuje tego jednostka, do której faktura została skierowana. Dalej dokument kierowany jest do Skarbnika Miasta, który potwierdza, czy w budżecie znajdują się pieniądze na pokrycie wskazanego na fakturze zadania. Po uzyskaniu akceptacji faktura zostaje skierowana do Referatu Finansowego, który ma się zająć jej realizacją (wypłatą) oraz który ponownie wpisuje ją w rejestr oraz dokonuje odpowiednich formalności związanych z jej wykonaniem i odpowiednim wpisaniem w rozrachunki z kontrahentami.

Cały proces wygląda dość skomplikowanie, lecz naprawdę jego realizacja trwa dosłownie chwilę. Pod warunkiem, że w danym urzędzie nie zostawia się nic na później.

Zdarza mi się ostatnio dość często odwiedzać sekretariat mojego rodzinnego urzędu miasta i bywam niekiedy świadkiem dość zabawnych sytuacji. Dla wyjaśnienia: Urząd to trzypiętrowy budynek, w którym dawniej znajdowała się bardzo znana firma. Może nie uwierzycie w to, ale jeszcze po 10 latach od wprowadzenia się do tego budynku zdarzają się interesanci, którzy przekonani są, iż nadal tamta firma tam funkcjonuje. Nie zauważają ogromnego napisu Urząd Miasta, nie rozpoznają mijanych po drodze urzędników, po czym wchodzą na sekretariat i chcą zamówić na przykład wózki widłowe. Wierzcie mi, że czasami bardzo śmiesznie to wszystko wygląda.

Nie lepiej jest jednak z tymi, którzy wiedzą, że przyszli do urzędu. Nie wiedzą jednak po co i do kogo. Błąkają się oni po korytarzach, wystoją się w kolejkach lub wypytują każdego o drogę. Może gdyby nie było olbrzymiej tablicy informacyjnej, zamieszczonej zaraz przy wejściu do urzędu, nie byłoby to takie frustrujące. Lecz wierzcie mi Państwo, paru takich interesantów dziennie i człowiek traci wiarę w ludzi.

Zrozumcie nas- urzędników. To co dla Was jest obowiązkiem- dla nas jest pracą. My staramy się do niej przygotowywać i podchodzić w jak najbardziej profesjonalny sposób- Wy też dajcie coś z siebie i nie traćcie naszego czasu, jeśli go nie potrzebujecie.

Wójt, burmistrz czy prezydent, który kieruje daną jednostką, mimo iż posiada pewną władzę, to jednak może działać również wyłącznie w zakresie, jaki narzucają na niego obowiązujące w naszym kraju przepisy. Jest jedynie władzą wykonawczą- może podejmować określone decyzje i rozstrzygać w formie zarządzeń, ale nie może tworzyć prawa.

Dlaczego o tym piszę? Bowiem niektórzy z interesantów, którzy odwiedzają z tej czy innej przyczyny urzędy, nie zawsze potrafią zrozumieć, że czegoś się nie da zrobić, bo jest to niezgodne z przepisami. Albo nie mogą na przykład zrozumieć, że nie wolno składować azbestu na swojej posesji, jeśli nie jest on nieodpowiednio zabezpieczony-tym bardziej nie mogą pojąć, dlaczego za łamanie przepisów w tym zakresie nakłada się na nich kary.

Nieznajomość prawa szkodzi- niestety głównie urzędnikom, którym wypomina się nawet to, że dobrze wywiązują się ze swoich obowiązków…

Chciałbym, żeby Państwo zauważyli, że urzędnicy też są ludźmi. Ludźmi, którzy muszą trzymać się ściśle nałożonych na nich przepisów (chociażby na mocy kodeksu postępowania administracyjnego). A skoro są ludźmi to muszą również jeść, pić i czasami po prostu odpocząć. Więc jeśli traficie akurat na 15-sto minutową przerwę w samo południe, oczywiście wtedy, gdy będziecie chcieli stanąć przy okienku kasowym- uszanujcie ją. Być może pani, która siedzi po drugiej stronie, nie miała ani chwili wytchnienia od ósmej rano. Bądźmy ludźmi i szanujmy się wzajemnie. Dzięki temu i nam i Wam będzie dużo łatwiej.

Drodzy Państwo, uwierzcie mi, że my również dostrzegamy konieczność dostosowania budynków, w których pracujemy na codzień, do tego, by mogły z nich korzystać osoby starsze i niepełnosprawne. Często jednak przystosowanie, szczególnie tych starych budowli, jest zbyt kosztowne, by wprowadzić takie zmiany z dnia na dzień. Tylko nowe urzędy, już na etapie ich projektowania, można w pełni przystosować do panujących obecnie wymogów. Są budynki, które łatwiej i taniej byłoby wyburzyć i od nowa wybudować, niż przystosować. Nam również ciężko pracuje się w miejscu, które czasem bardziej odstrasza niż przyciąga interesantów. My również chcielibyśmy posiadać placówkę z prawdziwego zdarzenia. Czy jednak wszyscy byli by zadowoleni, jeśli wydawano by środki, które można spożytkować na zaspokajanie bieżących potrzeb mieszkańców, na remont budynku urzędu? Szczerze w to wątpię…

Może kiedyś nasz kraj stać będzie na to, by każdy urząd był stał się wizytówką miasta, w którym funkcjonuje, czego Wam wszystkim i sobie życzę.

Zasadniczo większość spraw związanych z udzielaniem wyjaśnień, odwołaniami itp. rozpoczyna się od złożenia podania. Podanie najlepiej jest złożyć w formie pisemnej. Musi ono zawierać przynajmniej dane osobowe osoby, która wnosi jakieś żądanie. Musi być oczywiście podpisane i złożone wraz z odpowiednimi załącznikami (o ile takie są wymagane). Niektóre dokumenty winne zostać obłożone odpowiednią opłatą skarbową. Jeśli sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, to jej załatwienie nie powinno trwać więcej, niż miesiąc. A jeśli jest już wyjątkowo skomplikowana- maksymalnie dwa miesiące.

Chociaż miesięczny czy dwumiesięczny termin wydaje się bardzo długi, to niestety czasami trzeba tyle odczekać. Ja ze swojej strony chciałbym Państwo przekonać, że te terminy bywają dużo bardziej uciążliwe dla nas, urzędników. To my jesteśmy zobowiązani odpowiednio Wasze sprawy „załatwić”. I proszę mi wierzyć, że gdybyśmy mogli wszystko robić od razu, to nasze życie również byłoby trochę łatwiejsze.

Niektórzy twierdzą, że pan/ pani przyjmująca dokumenty w okienku, nic nie robi. Może to tak wygląda na pierwszy rzut oka, ale osoba- urzędnik, który odbiera od Państwa dokumenty, w pewnym sensie przeprowadza ich pierwszą analizę. To osoba, która niejednokrotnie może zapobiec drobnym pomyłkom lub odkryć brak dokumentów, które winny zostać dołączone. Nie denerwujcie się zatem, jeśli odeślemy Was czasem z kwitkiem. Czasami lepiej wiedzieć od razu, że coś jest nie tak lub czegoś nam brakuje, niż dopiero po jakimś czasie dowiedzieć się, że źle złożyliśmy dokumenty, kiedy jest już za późno na ich uzupełnianie czy poprawianie.